In der Buchführung und Finanzplanung dreht sich vieles um die Frage: Wohin fließt das Geld? Die Antwort darauf liefern die Ausgaben – ein Grundbegriff der Betriebswirtschaft, der im Alltag von Unternehmen und Privathaushalten gleichermaßen relevant ist. Doch was sind Ausgaben genau? Wie unterscheiden sie sich von Aufwand oder Kosten? Und welche Rolle spielen sie im Controlling?
In diesem Beitrag bekommst du einen klaren Überblick über den Begriff Ausgaben, seine Einordnung im Rechnungswesen, praktische Beispiele und Tipps für die richtige Erfassung und Steuerung.
Was sind Ausgaben?
Ausgaben sind Zahlungsmittelabflüsse, also Verminderungen des Geldvermögens eines Unternehmens oder einer Person. Sie entstehen immer dann, wenn Bargeld oder Bankguthaben abfließen, unabhängig davon, ob der betreffende Betrag auch zeitgleich als Aufwand oder Kosten erfasst wird.
📘 Definition: → Abgang von Zahlungsmitteln (Kasse, Bank) in einem bestimmten Zeitraum
✔ Merkmale:
- Beziehen sich auf den Zahlungszeitpunkt
- Sind liquiditätswirksam
- Können zu Aufwand oder Investition führen – müssen aber nicht
- Basis für die Finanzrechnung
💡 Tipp: Ausgaben ≠ Aufwand ≠ Kosten – die Abgrenzung ist für Bilanz und Steuer entscheidend.
Beispiele für Ausgaben
✔ Kauf von Rohstoffen
✔ Gehaltszahlungen an Mitarbeiter
✔ Begleichung von Lieferantenrechnungen
✔ Kauf von Maschinen oder Fahrzeugen
✔ Zahlung von Miete, Strom oder Versicherungsprämien
✔ Rückzahlung von Krediten (ohne Zinsen)
📘 Wichtig: → Auch private Ausgaben im Unternehmen (Entnahmen) müssen korrekt verbucht werden
💡 Tipp: Die Ausgabenerfassung hilft bei der Liquiditätsplanung und Budgetkontrolle.
Unterschiede zwischen Ausgaben, Aufwand und Kosten
| Begriff | Definition | Beispiel |
|---|---|---|
| Ausgaben | Zahlungsmittelabfluss | Barzahlung für neues Bürogerät |
| Aufwand | Vermögensminderung in der GuV | Abschreibung auf das Bürogerät |
| Kosten | Werteverzehr im Rahmen der betrieblichen Tätigkeit | Verbrauch des Geräts im laufenden Betrieb |
📘 Abgrenzung: → Eine Investition ist Ausgabe, aber kein Aufwand – Aufwand entsteht erst über Abschreibungen
💡 Tipp: Nur durch klare Trennung der Begriffe ist eine aussagekräftige Buchführung möglich.
Arten von Ausgaben
✅ Einmalige Ausgaben
→ z. B. Kauf eines Fahrzeugs, Lizenzgebühren, Messekosten
✅ Laufende Ausgaben
→ Miete, Telefon, Personal, Material, Versicherungen
✅ Variable Ausgaben
→ abhängig von Umsatz oder Produktion (z. B. Rohstoffe)
✅ Fixe Ausgaben
→ gleichbleibend (z. B. Leasingraten, Versicherungsbeiträge)
📘 Private Haushalte: → Klassifizierung in Fixkosten vs. flexible Ausgaben dient der Budgetplanung
💡 Tipp: Eine detaillierte Ausgabengliederung hilft beim Erkennen von Einsparpotenzialen.
Ausgaben in der Buchführung
✔ Grundlage der Finanzbuchhaltung (FiBu)
✔ Erfasst in Kasse, Bank oder Kreditorenkonten
✔ Unterschiedliche Verbuchung bei sofortigem Aufwand oder Anlagezugang
✔ Wichtige Grundlage für Cashflow-Rechnungen
📘 Software: → Moderne Buchhaltungsprogramme wie Lexware, DATEV oder sevDesk automatisieren Ausgabenerfassung
💡 Tipp: Digitale Belegerfassung spart Zeit – und reduziert Fehlerquellen erheblich.
Rolle der Ausgaben in der Unternehmenssteuerung
✔ Liquiditätsmanagement – Steuerung von Zahlungsströmen
✔ Kostenkontrolle – Erkennen unnötiger Ausgaben
✔ Investitionsplanung – Abwägung zwischen Ausgaben und Nutzen
✔ Budgetplanung und Forecasting – realistische Finanzvorausschau
📘 Controlling: → Ausgaben sind Teil der Finanzrechnung, nicht der Erfolgsrechnung – aber eng mit ihr verbunden
💡 Tipp: Regelmäßige Analyse von Ausgaben hilft, Zahlungsengpässe frühzeitig zu vermeiden.
Häufig gestellte Fragen (FAQs)
Was sind Ausgaben?
→ Zahlungsmittelabflüsse aus Kasse oder Bank – unabhängig von Aufwand oder Kosten.
Was ist der Unterschied zwischen Ausgaben und Aufwand?
→ Ausgaben sind Zahlungen, Aufwand ist der wirtschaftliche Werteverzehr – z. B. durch Abschreibung.
Sind Investitionen Ausgaben?
→ Ja – aber sie werden nicht sofort als Aufwand gebucht, sondern aktiviert.
Wie erfasse ich Ausgaben richtig?
→ Über Buchhaltungssoftware oder manuell – getrennt nach Konto, Beleg und Zahlungsdatum.
Warum ist die Analyse von Ausgaben wichtig?
→ Für Liquiditätssteuerung, Budgetplanung und zur Vermeidung unnötiger Kosten.
Fazit
Ausgaben sind ein grundlegender Bestandteil des betrieblichen und privaten Finanzgeschehens. Sie zeigen, wohin das Geld fließt – und liefern die Basis für eine fundierte Liquiditäts- und Budgetplanung.
Wer seine Ausgaben kennt, kann Zahlungsströme steuern, Investitionen planen und Betriebsausgaben optimieren. Ob Unternehmer oder Privatperson: Die Kontrolle über Ausgaben ist Schlüssel zur finanziellen Gesundheit.